Ofiste verimliliği arttırma yolları

[KoJiRo]

Yapılan araştırmalar bir ofis çalışanının, iş yerindeki zamanının yaklaşık yüzde 30’unu yeni dokümanlar yaratma, dokümanları okuma, inceleme ve doküman arama gibi işlerle ilgilenerek geçirdiğini gösteriyor. Xerox, ofis çalışanlarının verimliliğini artırabilmek için çalışma süreçlerinde dikkat edilmesi gereken noktaları açıkladı.

Xerox’un iş analistleri, ofislerde daha verimli çalışmak isteyenlere şu tavsiyelerde bulunuyor.
Mevcut iş süreçlerini gözden geçirin
Ofislerde verimliliği artımanın ilk aşaması, çalışanların iş süreçleri içerisinde hangi aşamalarda zaman kaybına uğradıklarının saptanması ve bu zaman kaybının önlenmesi için neler yapılması gerektiğinin tespit edilmesidir.
Çalışanların doküman üretme, paylaşma, saklama ve dokümana ulaşma davranışlarını inceleyin
Çalışanlar günlük mesailerinin yüzde 30’unu doküman üretme ve arama işine harcıyor. Şirketler için harcanan bu süreyi daha verimli ve daha az kılabilmek rekabet avantajı yaratacaktır. Bu yüzden çalışanların doküman üretme, paylaşma, saklama ve ulaşma davranışlarının incelenmesi gerekir.
Müşterilerle iletişiminizi değerlendirin
Müşterilerle yapılan iletişimin yüzde 90’nı dokümanlar aracılığı ile yapılıyor. Dokümanların, müşteri iletişiminde bu kadar yaygın kullanılması, onların içerikleri ve müşterilere nasıl ulaştırıldıkları konusunu da önemli kılıyor. Bu süreci geliştirmenin ilk adımı ise, doğru iletişim kanallarının kullanılması, doküman içeriğinin her bir müşteri için özel hazırlanarak müşteriye gönderilmesidir.
Yeni teknolojileri kullanın
Verimliliği artırmanın en bilinen yolu yeni teknolojiler kullanmaktır. Söz gelimi aynı anda fotokopi, yazıcı, faks ve tarayıcı olarak kullanılabilen çok fonksiyonlu bir ofis makinesi hem bütün bu makineler için ödeyeceğiniz paranın cebinizde kalmasına sağlar, hem de iş süreçlerini hızlandırarak ofisinizin verimliliğini artırır. Ofislerin dış kaynak kullanımını tercih etmeleri de, esas uzmanlık alanlarına yönelerek, önemli kaynak ve zaman tasarrufu yapmalarını sağlayacak bir başka seçenektir.

Kağıdın ötesine geçin
Son on yılda iş süreçlerine damgasını vuran en önemli gelişmelerden birisi de hiç kuşkusuz ağ ortamında iş akışının düzenlenebilmesidir. İş akışını verimli ve etkin hale getirebilmek için çeşitli doküman yönetimi yazılımlarını kullanmak gerekir. İş ve bilgi akışını düzenleyen bu yazılımlar daha az zamanda daha çok iş yapılmasını sağlarken aynı zamanda doküman güvenliğinizi en üst seviyeye çıkartır. Böylece gerekli bilgiye ulaşmak bir işkence, önemli bilgileri korumak da bir kabus olmaktan çıkıp, rutin bir iş halini alır.
Renkli doküman kullanın
Doküman üzerinde renk kullanımı algıda seçicilik yaratarak, kendini gösterir. Müşterilerinize gönderdiğiniz veya çalışanlarınızın kullandığı dokümanların renklendirilmesi veya renkli basılması, nerelere daha çok dikkat edileceğini gösterirken, kişilerin dokümanı daha hızlı incelemesini sağlar ve karar alma süreçlerini hızlandırarak ofis verimliliğini artırır.
Eğitim şart
Ofisinize yapacağınız milyarca liralık makine yatırımı, eğer, çalışanlar onları nasıl kullanacağını bilmiyorsa hiç bir işe yaramayacaktır. Yeni teknoloji ve ekipmanların en etkili biçimde kullanılmasını istiyorsanız, çalışanların bunların nasıl, nerede ve hangi amaçla kullanılacağını bildiklerinden emin olmanız gerekir. Yoksa bütün bu yatırım boşa yapılmış demektir.
Yatırımınızın sonuçlarını takip edin
Yatırım kararı almadan önce, bu yatırımın ihtiyacınızı karşılayıp karşılamadığına dikkat edin Aynı özen yatırım yapıldıktan sonra da sürdürülmelidir. Önceden hesaplandığı gibi verimlilik artışı olup olmadığını çeşitli kriterlere bakarak hesaplayın. Böylece yatırımın olumlu etkilerini mümkün olan en uzun süreye yaymış olursunuz.

Verimli çalışmak isteyen bir işletmenin, ilk başta önemsiz detaylarmış gibi görünen tüm bu sorulara dikkatlice incelemesi gerektiğini söyleyen analistler, bu noktalar bir işletmede boşa giden para ve insan gücünü ortaya çıkaracaktır diyor.